Dokumentacja w zarządzaniu ryzykiem

Chociaż dokumentacja może wydawać się jednym z najmniej ekscytujących aspektów dotyczących zarządzania projektem, prawidłowo przygotowana jest naszym oknem na świat. Dzięki niej jesteśmy w stanie wykorzystać nasze dotychczasowe doświadczenie i zebrane informacje w dalszej działalności.

Gdy informacji jest nadmiar, najczęstszą reakcję jest ignorowanie. Jest to zupełnie słuszne, gdy dokumentacja jest nieuporządkowana, zawiera mnóstwo nieistotnych informacji i nie zdajemy sobie sprawy które dane są nam przydatne. Dlatego bardzo ważne jest, aby całością materiałów zarządzać w taki sposób, abyśmy mogli łatwo z nich korzystać.

Najważniejsze dokumenty

W zarządzaniu ryzykiem dokumentacja jest jednym z podstawowych narzędzi. Najważniejsze informacje można znaleźć między innymi w:

  1. Strukturze podziału pracy
  2. Karcie projektu
  3. Kontrakcie
  4. Zakresie robót
  5. Dokumentacji dotyczącej wymogów
  6. Diagramach sieciowych

Choć należy pamiętać, że tak naprawdę każdy dokument może zawierać w sobie cenne informacje i tylko od rodzaju projektu zależy, gdzie można je znaleźć.

Praca z dokumentacją

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie dostępnej dokumentacji. Chodzi o sprawdzenie które dane możemy zdobyć i które są dla nas istotne. Przeszkodą może być także ich zaawansowany technicznie język – wtedy pracę zleca się specjaliście. Przy lekturze dokumentów również należy filtrować informacje – bywa, że jedno lub dwa zdania staną się kluczowe dla ryzyka, natomiast wiele danych jest zupełnie niepotrzebnych. Z zebranych notatek szkicujemy dokładniejszy obraz ryzyka, który następnie dokumentujemy i wysyłamy wszystkim, którzy powinni go obejrzeć.

Ten ramowy plan naturalnie może się różnić. Przykładowo, możliwe jest zlecenie przeglądu dokumentacji i dopiero z naszkicowanych wniosków stworzenie samemu zestawienia problemów dotyczących ryzyka.

Jakość pracy nad dokumentacją i jej wyników jest zależna od samej dokumentacji. Dlatego bardzo istotne jest, aby przygotowana była w sposób przejrzysty i klarowny, a także dokładny. Przy czym ilość danych nie zawsze przekłada się na ich użyteczność.

 

Opracowano na podstawie: C. Pritchard, Zarządzanie ryzykiem w projektach, Wig-Press, Warszawa 2002, oraz M. Hammer, Agenda, Random House, London 2002.

 

 

 

Wypełnij formularz i korzystaj z Risky Project już dziś

Serwis korzysta z plików cookies w zakresie opisanym w Polityce cookies. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na używanie cookies zgodnie z ustawieniami przeglądarki.